অফিস অটোমেশন কাকে বলে? অফিস অটোমেশন এর সুবিধা ও অসুবিধা কি?

কোন অফিসের কাজকর্ম সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা, জমা করা এবং পরিচালনা করার জন্য যদি কম্পিউটার ও সংশ্লিষ্ট যন্ত্রপাতি ব্যবহার করা হয় তবে তাকে অফিস অটোমেশন (Office Automation) বলে। বর্তমান সময়ে অফিস অটোমেশন করার ফলে অনেক কঠিন কাজ সহজ হয়েছে।

অফিস অটোমেশনের যেমন সুবিধা রয়েছে তেমনি অসুবিধাও রয়েছে। নিচের অফিস অটোমেশনের সুবিধা অসুবিধা আলোচনা করা হলো:

অফিস অটোমেশনের সুবিধা (Advantages of Office Automation)

অফিস অটোমেশনের ফলে অনেক সময়সাধ্য কাজ অল্প সময়ে করা যায়।
এর ফলে একটি অফিসের কর্মী সংখ্যা কম লাগে।
ডেটা জমা রাখার জন্য কম্পিউটার মেমোরি বা অন্য কোন ইলেক্ট্রনিক স্টোরেজ ব্যবহার করার ফলে বড় বড় খাতা বা ফাইলের ঝামেলা থাকে না।
কম্পিউটারের মেমোরিতে জমা রাখা ডেটা একই সাথে একাধিক ব্যক্তি আপডেট করতে পারে এবং ব্যবহার করতে পারে।
কম্পিউটার নেটওয়ার্কিং ব্যবহার করে অফিসের কর্মীরা এক হয়ে কাজ করতে পারে।
অফিস অটোমেশনের ফলে কাস্টমার বা গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করা সহজ হয় এবং সহজে ব্যবসায়িক পরিচিতি পাওয়া যায়।
প্রতিষ্ঠানের রিসোর্সের সঠিক ব্যবহার নিশ্চিত হয়।
অফিসের কাজে ভুল কম হয়।

অফিস অটোমেশনের অসুবিধা (Disadvantages of Office Automation)

একজন প্রথম উদ্যোক্তার জন্য অফিস অটোমেশন ব্যয় বহুল হতে পারে।
প্রাক্তন যারা অফিস অটোমেশনে অভ্যস্ত নয় তাদের জন্য কাজ করা কঠিন হয়ে পরে এবং এতে অভ্যস্ত হতে সময় নেয়।
যদি কোন কারণে অটোমেশন সিস্টেম নষ্ট হয়ে যায় তবে বড় ধরনের সমস্যায় পড়তে হয়।
অটোমেশন সিস্টেম পরিচালনা করার জন্য অতিরিক্ত দক্ষ লোক নিয়োগ দিতে হয়।
সহজেই কর্মী পরিবর্তন করা যায় না।
কর্মী নিয়োগের ক্ষেত্রে অটোমেশন সিস্টেমের সাথে পরিচিত ব্যক্তি নিয়োগ দিতে হয়।

অফিস অটোমেশনের বৈশিষ্ট্য (Characteristics of Office Automation)

অফিস অটোমেশনের বৈশিষ্ট্য নিম্নরূপ :

মানবসম্পদ, কার্যপ্রণালী এবং প্রযুক্তির সমন্বয়ে অফিস অটোমেশন প্রক্রিয়া গঠিত।
এ সিস্টেমে বিভিন্ন ধরনের ইলেক্ট্রনিক যন্ত্রপাতি জড়িত থাকে যার মাধ্যমে অফিসের কাজ সহজতর হয়।
এটি গঠিত হয় ওয়ার্ড প্রসেসিং এর সাথে এক বা একাধিক LAN- এর সমন্বয়ে।
এর মাধ্যমে মাল্টি ফাংশন ইনফরমেশন সিস্টেম চালানো যায়।
অফিস অটোমেশন স্বয়ংক্রিয় পদ্ধতি জ্ঞান স্তরকে সহায়তা করে।